Tối ưu nguồn lực con người để khai thác hiệu quả tiềm năng AI

Theo khảo sát Chuyển đổi số của Grant Thornton với hơn 550 lãnh đạo doanh nghiệp, chỉ 57% công ty tư nhân triển khai GenAI - thấp hơn nhiều so với tỷ lệ 80% ở khối công ty đại chúng. Doanh nghiệp tư nhân đang dần nhận ra rằng những chiến lược từng mang lại doanh thu nay không còn phù hợp. Trong bối cảnh người tiêu dùng đòi hỏi trải nghiệm cá nhân hóa, phần lớn công ty tư nhân vẫn chưa đầu tư vào GenAI - công nghệ có thể tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Sự chậm chân trong triển khai GenAI đang khiến doanh nghiệp tư nhân mất lợi thế cạnh tranh, khi các đối thủ đã dùng công nghệ này để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tìm kiếm nguồn doanh thu mới. Tuy nhiên, điểm tích cực là việc ứng dụng GenAI không đòi hỏi khoản đầu tư lớn ban đầu hay thay đổi toàn diện trong tổ chức. Cách tiếp cận từng bước, thực tiễn có thể mang lại hiệu quả nhanh chóng và tạo đà cho những chuyển đổi công nghệ sâu rộng hơn. Khảo sát của chúng tôi cho thấy, dù đi sau trong việc ứng dụng GenAI, các doanh nghiệp tư nhân vẫn thể hiện sự nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của công nghệ - khi có xu hướng tăng chi tiêu cho công nghệ nhiều hơn so với các công ty đại chúng. Cụ thể, hơn 1/3 doanh nghiệp tư nhân (37%) dự kiến sẽ tăng ngân sách công nghệ ít nhất 11% trong năm nay, so với chỉ 23% ở khối công ty đại chúng. “Nếu muốn tồn tại, chúng tôi buộc phải chuyển đổi số một cách toàn diện,” một Giám đốc Chiến lược cho biết trong khảo sát. “Năng lực công nghệ chính là năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.” Thay đổi là điều tất yếu. Tin tốt cho các doanh nghiệp tư nhân là sự quan tâm đến công nghệ có thể trở thành chất xúc tác cho các sáng kiến GenAI. Với những trường hợp sử dụng cụ thể và có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư từng bước và nhanh chóng gặt hái thành quả, tạo nền tảng tài chính để mở rộng sau đó. “Để ứng dụng GenAI hiệu quả, doanh nghiệp tư nhân không nhất thiết phải có quy mô lớn,” ông Tony Dinola -Giám đốc cấp cao bộ phận Hiện đại hóa Công nghệ tại Grant Thornton - cho biết. “GenAI có thể giúp tự động hóa việc tạo ra nhiều loại nội dung phổ biến như mô tả công việc, ghi chú kế toán hay tài liệu bán hàng - tiếp thị. Xác định đúng tình huống sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu suất.”

Ứng dụng GenAI để thúc đẩy tăng trưởng: Hướng đi thông minh cho doanh nghiệp tư nhân

Các sáng kiến GenAI tại doanh nghiệp tư nhân hoàn toàn có thể bắt đầu từ những bước đơn giản.  Theo khảo sát, hai lĩnh vực phổ biến nhất mà GenAI đang được áp dụng là phân tích dữ liệu/trí tuệ doanh nghiệp (BI) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Trong đó, các ứng dụng tiêu biểu liên quan đến phân tích dữ liệu và BI bao gồm:

• Rút gọn và đơn giản hóa báo cáo doanh thu hoặc tài chính để phục vụ các nhóm đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp. 
• Phân tích dữ liệu quá khứ và lập kế hoạch theo kịch bản để dự báo kết quả kinh doanh.
• Phân tích đánh giá của khách hàng và yêu cầu hỗ trợ để xác định các điểm doanh nghiệp cần cải thiện.

Trong các hoạt động hướng đến khách hàng, nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng GenAI để:

• Hỗ trợ khách hàng qua chatbot có khả năng trả lời các câu hỏi thường gặp và theo dõi đơn hàng.
• Tự động tạo hóa đơn, báo cáo, thậm chí cả hợp đồng dựa trên các mẫu có sẵn.
• Gửi nhắc hẹn và tin nhắn chăm sóc sau cuộc gặp một cách tự động.

Một Giám đốc Chiến lược tại một công ty công nghệ tư nhân tham gia khảo sát cho biết họ đang sử dụng các công cụ AI để vừa nâng cao hiệu quả ra quyết định chiến lược, vừa cải thiện mức độ gắn kết với khách hàng. “Với việc dữ liệu ngày càng sẵn có và các hệ thống trở nên liên thông hơn, tôi tin rằng doanh nghiệp sẽ dịch chuyển mạnh mẽ sang phân tích tức thời và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa,” họ chia sẻ. Cách tiếp cận GenAI dễ nhất là bắt đầu từ việc xác định các vấn đề hoặc quy trình trong doanh nghiệp và xem xét liệu GenAI có thể hỗ trợ hiệu quả hay không. Những quy trình lý tưởng để áp dụng GenAI thường là các hoạt động lặp lại, có cấu trúc rõ ràng và đang tiêu tốn nhiều thời gian của con người trong khi việc xác minh lại kết quả không quá phức tạp. Nhập liệu, xử lý hóa đơn, hỗ trợ khách hàng, rà soát hợp đồng, tạo lập tài liệu, và giám sát - quản lý tồn kho là những trường hợp sử dụng phổ biến có thể được GenAI hỗ trợ - với điều kiện dữ liệu đầu vào cho các tác vụ này phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và nhất quán. Việc ứng dụng GenAI nên bắt đầu từ một tình huống cụ thể đáp ứng đủ các điều kiện đã đề cập và phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả đầu tư, doanh nghiệp nên tiến hành thử nghiệm thí điểm hoặc xây dựng mô hình thử nghiệm trước khi triển khai toàn diện. Khi GenAI mang lại thành công bước đầu và tạo đà phát triển tích cực, doanh nghiệp nên triển khai một quy trình có cấu trúc để xác định thứ tự ưu tiên cho các trường hợp sử dụng và đầu tư cho các sáng kiến tiếp theo.

Nền tảng của chuyển đổi công nghệ là phát triển con người

Doanh nghiệp tư nhân chỉ có thể tận dụng tối đa tiềm năng của AI khi đội ngũ lãnh đạo dám hành động và đủ thấu cảm để hiện thực hóa quá trình chuyển đổi. Can đảm là điều kiện tiên quyết, bởi gần như mọi nỗ lực thay đổi đều vấp phải sự phản ứng. Các nhà lãnh đạo cần sẵn sàng đương đầu với thử thách để đưa vào vận hành những công nghệ mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp. Sự thấu cảm là chìa khóa, vì nhân viên có thể lo lắng GenAI sẽ thay thế họ. Để giải tỏa những lo lắng này, doanh nghiệp cần duy trì truyền thông minh bạch, nhất quán và tổ chức đào tạo nhằm giúp nhân viên sử dụng hiệu quả công nghệ - cũng như khám phá các ứng dụng GenAI mới giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tự tin hơn trong vai trò hiện tại. Chương trình đào tạo GenAI hiệu quả cho nhân sự cần bao gồm các yếu tố sau:

• Gắn mục tiêu đào tạo với kết quả kinh doanh cụ thể
• Giải thích rõ các nguyên tắc sử dụng AI một cách có đạo đức và có trách nhiệm
• Đánh giá khoảng cách kỹ năng để thiết kế nội dung phù hợp với nhu cầu thực tế của từng nhóm nhân viên
• Xác định các mục tiêu học tập cụ thể, có thể đo lường được khi sử dụng công cụ AI
• Tạo điều kiện cho nhân viên được thực hành, vì phần lớn người học tiếp thu tốt hơn thông qua trải nghiệm thực tế
• Mở rộng cơ hội học tập liên tục nhằm thúc đẩy sự phát triển lâu dài

Chương trình đào tạo này chính là nền tảng giúp hình thành sự can đảm và thấu cảm - hai yếu tố cốt lõi để các nhà lãnh đạo xây dựng một văn hóa nuôi dưỡng đổi mới và tạo giá trị, trong bối cảnh các doanh nghiệp tư nhân đang cần điều đó hơn bao giờ hết.

4 bí quyết để tối ưu hiệu quả đầu tư công nghệ

Do nguồn lực tài chính có giới hạn, các lãnh đạo doanh nghiệp tư nhân cần tính toán kỹ lưỡng để mỗi khoản đầu tư vào GenAI đều tạo ra tác động thực sự. “Việc tích hợp AI vào quá trình hiện đại hóa công nghệ là một bài toán cần sự cân bằng - và sẽ mang lại hiệu quả khi vai trò lãnh đạo, quản trị và tạo giá trị được phối hợp nhịp nhàng,” ông Mike Notarangelo, Phó Tổng Giám Đốc và Trưởng bộ phận Kiểm toán Quỹ đầu tư tư nhân tại Grant Thornton chia sẻ. Để tối ưu hóa hiệu quả từ các khoản đầu tư vào GenAI, các lãnh đạo doanh nghiệp tư nhân nên cân nhắc các yếu tố sau:

Chủ động hỏi khách hàng cách bạn có thể phục vụ họ tốt hơn. Dữ liệu khách hàng chính là nền tảng cho các giải pháp cá nhân hóa dựa trên GenAI. GenAI giúp đơn giản hóa việc tươ🤪ng tác sau bán hàng - đây cũng là cơ hội để thu thập phản hồi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Thiết lập các nguyên tắc định hướng nhằm đảm bảo tính an toàn và linh hoạt. Tiềm năng phát triển của GenAI sẽ được phát huy tối đa khi nó được triển khai trong khuôn khổ quản trị chặt chẽ, kiểm soát rủi ro hiệu quả - đồng thời vẫn tạo điều kiện cho việc tꦬhử nghiệm và đổi mới.

Sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô. Khi Gen🅺AI ngày càng phát triển, các doanh nghiệp tư nhân cần xây dựng hệ thống hỗ trợ chia sẻ dữ liệu, phân tích và quản trị hiệu quả. Việc đầu tư nâng cấp hệ thống ERP và CRM tích hợp GenAI sẽ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp mở rộng bền vững trong dài hạn.

Đo lường tiến độ là bước không thể thiếu. Các chỉ số về mức độ sử dụng từ phía khách hàng và nhân viên là những tín hiệu ban đầu quanᩚᩚᩚᩚᩚᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ⁤⁤⁤⁤ᩚ𒀱ᩚᩚᩚ trọng cho thấy tiềm năng thành công của các công cụ GenAI. Trong khi đó, khảo sát của 🧜chúng tôi cho thấy ba chỉ số được doanh nghiệp tư nhân theo dõi nhiều nhất khi đánh giá ROI từ đầu tư công nghệ gồm: tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí vận hành và cải thiện mức độ hài lòng của khách hà;ng.

Xây dựng để tăng trưởng bền vững

Doanh nghiệp tư nhân không còn nhiều thời gian để chần chừ với GenAI. Việc không hành động tiềm ẩn những rủi ro lớn như mất thị phần và suy giảm mức độ gắn kết với khách hàng. Tuy nhiên, con đường phía trước không nhất thiết phải gây xáo trộn. Thông qua cách tiếp cận từng bước với trọng tâm là hiệu quả đầu tư (ROI), các doanh nghiệp tư nhân hoàn toàn có thể tận dụng GenAI ngay từ bây giờ, đồng thời đặt nền móng cho quá trình chuyển đổi quy mô lớn và xây dựng mô hình doanh nghiệp sẵn sàng cho tương lai. Các công cụ và cơ hội đã sẵn có. Vấn đề là: đâu là những ứng dụng GenAI ít rủi ro nhưng có tác động cao mà doanh nghiệp bạn có thể triển khai ngay hôm nay?

Định hướng cho người đọc: Một số ý kiến nối tiếp để triển khai GenAI hiệu quả

• Chuẩn bị mở rộng với hệ thống ERP/CRM tích hợp GenAI: Doanh nghiệp cần xem xét đầu tư vào ERP/CRM hoặc đẩy mạnh chuyển đổi số để tận dụng GenAI một cách toàn diện. Việc tích hợp GenAI vào các hệ thống này giúp tự động hóa quy trình phức tạp, dự đoán xu hướng kinh doanh, và cá nhân hóa dịch vụ khách hàng, từ đó tăng hiệu quả vận hành và doanh thu. Ví dụ, các nền tảng như SAP Business One, Oracle, Microsoft Dynamics 365, hoặc Salesforce đang dẫn đầu trong việc tích hợp GenAI, cho phép phân tích dữ liệu thời gian thực, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, và tạo nội dung tự động như báo cáo tài chính hoặc hợp đồng.Các bước thực hiện có thể bao gồm đánh giá dữ liệu hiện tại, thử nghiệm pilot, và nâng cấp hệ thống để hỗ trợ chia sẻ dữ liệu an toàn. Đối với doanh nghiệp nhỏ, bắt đầu với các giải pháp ERP nhỏ để giảm chi phí ban đầu, đồng thời đảm bảo tính mở rộng lâu dài. Nếu không đầu tư kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp thách thức như dữ liệu không đồng nhất hoặc thiếu khả năng dự báo, dẫn đến mất lợi thế cạnh tranh.
• Đào tạo nhân viên và xây dựng văn hóa đổi mới: Đào tạo cần liên kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh, nhấn mạnh sử dụng AI đạo đức (như bảo vệ dữ liệu và tránh thiên kiến), đánh giá kỹ năng hiện tại để cá nhân hóa chương trình, cung cấp thực hành thực tế qua các công cụ GenAI, và khuyến khích học tập liên tục để nuôi dưỡng văn hóa sáng tạo. Để hỗ trợ hiệu quả, doanh nghiệp nên hợp tác với các công ty tư vấn AI chuyên ngành, giúp thiết kế chiến lược áp dụng GenAI từ giai đoạn khám phá đến triển khai. Các công ty tư vấn AI cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, bao gồm đánh giá rủi ro, xây dựng mô hình ROI, và đào tạo tùy chỉnh cho nhân viên, giúp giảm kháng cự và tăng tốc độ áp dụng. Việc sử dụng tư vấn bên ngoài không chỉ giúp tránh sai lầm phổ biến như thiếu an ninh dữ liệu mà còn thúc đẩy đổi mới bền vững, đảm bảo nhân viên tự tin sử dụng GenAI để cải thiện hiệu suất công việc.